Как да подготвим документи за РУО при огранизиране на детски лагер, ученически отдих или просто екскурзия
За да улесним дейността по организирането на групата, създадохме 10 стъпки да ви водят по време на организацията. Тук ще намерите още полезна информация, форми за изтегляне и нормативни актове / най-отдолу в статията /, които ще ви бъдат полезни, от планирането до реализирането на вашето посещение при нас.
Имайте предвид, че всяко училище е изградило своя практика и е добре да съгласувате изработването на документите за детския лагер с ръководството на училището, ако все пак ще правите документи за пръв път, всичко необходимо можете да свалите от линковете / червените иконки в дясно / към съответната статия, като примерни варианти, които да редактирате според виждането на вашия директор.
Стъпка 1 – ИЗБЕРЕТЕ НАЙ-ПОДХОДЯЩИЯ ЛАГЕР ЗА ВАШАТА ГРУПА
Разгледайте нашите предложения за базите, в които организираме детските приключенски лагери.
Ако имате любимо място, различно от нашите или идея за база, в която е подходяща за провеждане на детски лагер или зелено училище, и искате да го направим заедно, можете да се свържете с нас да го обсъдим.
Стъпка 2 – СВЪРЖЕТЕ СЕ С НАС ПО ТЕЛЕФОН ИЛИ ИМЕЙЛ
След като сте разгледали всички наши предложения за организиране на детски приключенски лагери изберете онзи, който смятате че е най-подходящ за вашата група. Свържете се с нас по телефон ( +359 896 742 444 ) или имейл за да можем да определим периода, в който ще се състои детския лагер, колко места ще Ви бъдат необходими за групата, каква ще е цената, анимационната програма, транспорта и всички необходими подробности по желаното пътуване. Ние, като туроператор от своя страна страна ще Ви изпратим ценово предложение / по чл. 80 от ЗТ / с придружително писмо, което да входирате в деловодството на вашето училище
Стъпка 3 – РАЗРЕШЕНИЕ ОТ РЪКОВОДСТВОТО
След като имате всичко по предходните две точки е време да поискаме писменото разрешение от ръководството на вашето училище. Вие пишете докладна записка, а вашия директор издава заповед, с която дава ход на организацията на туристическото пътуване
Стъпка 4 – ИЗПРАТЕТЕ УВЕДОМИТЕЛНО ПИСМО ДО РОДИТЕЛИТЕ
Имаме дата, цена и разрешение от ръководството. Информирате родителите на учениците за провеждане на туристическото пътуване, като им изпращате уведомление с приложена декларация и инструктаж, по образец съгласно приложение No. 2
Стъпка 5 – ПИСМЕНО СЪГЛАСИЕ НА РОДИТЕЛЯ
В случай на съгласие от страна на родителите, уведомлението се подписва и се връща обратно на ръководителя. Изгответе списък на групата. Списъкът трябва да съдържа- три имена, дата, месец и година на раждане, група или клас и го представете на ръководството за заверка.
Стъпка 6 – ВНАСЯНЕ НА ПРОЕКТОДОГОВОР ЗА ОДОБРЕНИЕ ОТ РУО
Изпращате писмо по образец съгласно приложение 1 от Наредбата за детските и ученическите туристически пътувания с обща цена, инициирани от институциите в системата на предучилищното и училищното образование, заедно с проект на договора за организиране на туристическо пътуване до съответното РУО не по-късно от 10 дни от първоначалната дата на съответното пътуване. /Одобрението се извършва в срок до 7 дни от постъпването на документите След одобрение от РУО се сключва договор между туроператора и директора на институцията/
Стъпка 7 – БЕЛЕЖКА ОТ ЛИЧНИЯ ЛЕКАР
3 дни преди началото на организираното пътуване , всеки ученик е длъжен да представи бележка от личния лекар удостоверяваща липсата на контакт със заразно болен и противопоказания за участие в туристическото пътуване
Стъпка 8 – ИЗПРАЩАНЕ НА КАПАРО
За да бъде потвърдена резервацията, е необходимо да ни изпратите капаро. Размерът на сумата и датата ще бъдат уточнени в офертата, която вече сме изпратили към вас. Капарото може да бъде внесено в брой или наредено по сметката на туроператора.
От линка в дясно, можете за изтеглите готово платежно нареждане. Моля, допишете на ръка датите за периода в който ще бъдем заедно.
БАНКОВА СМЕТКА НА ТУРОПЕРАТОРА
ГЕЦ 2 ГРУП ЕООД
Първа Инвестиционна банкa
BIC: FINVBGSF
IBAN: BG68FINV91501016633204
ОСНОВАНИЕ: Първоначално плащане за детски лагер за период от …… до ……..
Стъпка 8 – ПРОВЕЖДАНЕ НА ИНСТРУКТАЖ и ЗАПОЗНАВАНЕ С ПРАВИЛАТА ЗА РЕД СИГУРНОСТ И ДИСЦИПЛИНА
В тази точка трябва да изтеглите 4 документа от линковете в дясно:
- Инструктаж от ръководителя на групата, който да приложите в стъпка 9, точка 4 в документите от училището към РУО;
- Анкетен лист – попълнен и подписан от родителя. В него събираме информация за здравословното състояние на детето, специфични особености при хранене и спорт. Разрешение за участие в екстремните игри и социални медии. Анкетният лист ЗАДЪЛЖИТЕЛНО се предоставя на ТУРОПЕРАТОРА, за да се съобразим с желанията на родителя и особеностите на детето.
Провеждането на инструктаж е важно за всички. Така децата ще бъдат инструктирани как да се държат по време на провеждането на формата. Ще бъдат запознати с правилата за ред сигурност и дисциплина в нашите лагери. Ще знаят за специфичните изисквания на анимационната програма и безопасното и провеждане.
Стъпка 9 – ПОДГОТОВКА НА ДОКУМЕНТИ ЗА РУО
ДОКУМЕНТИ ОТ УЧИЛИЩЕТО
- Заповед.
- Списък на учениците.
- Декларация за писмено съгласие от родител/настойник.
- Проведен инструктаж.
- План-програма.
ДОКУМЕНТИ ОТ ТУРОПЕРАТОРА
- Застрахователна полица.
- Оферта за условията за организирания отдих и туризъм.
- Удостоверение за регистрация на туроператора.
- Диплома на медицинското лице.
- Договор.
- Транспортни документи:
• Удостоверение за техническа изправност на ППС;
• Удостоверение за категоризиране на автобуса;
• Застраховка ГО на автобуса;
• Застраховка „Злополука” на пътниците;
• Свидетелство за регистрация на автобуса;
• Лиценз на транспорта;
Стъпка 10 – ВНАСЯНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ В РУО ЗА ОДОБРЕНИЕ
Оставете си повече време за внасяне на документите в РУО, за да може при евентуални нередности или пропуски, да имаме време да реагираме. Организирането на детски лагер е процес с много участници и голямо количество документация, заредете се с търпение.